Verwalter Checkliste

Verwalter- Checkliste*

Viele Verbände der Immobilienverwaltung raten Entscheidern, die eine neue Hausverwaltung suchen, einen sogenannten Verwalter-Check durchzuführen. Er soll ihnen Aufschluss darüber geben, ob die aktuelle Verwaltung oder eine neu zu beauftragende Verwaltung, den herausfordernden Aufgaben eines Immobilienverwalters gewachsen ist. 
Sie beleuchtet alle Aspekte von der allgemeinen Verwaltung, den gesetzmäßigen Vorgaben, den kaufmännischen Geschäftsführung, der Finanz- und technischen Verwaltung und hinterfragt mit welcher Professionalität dies ausgeübt wird. Machen Sie sich selbst ein Bild.  

Die IMMOBILIENVERWALTUNG KÖP kann dieses Vorgehen nur unterstützen und stellt sich selbstverständlich gerne auch diesen Fragestellungen. Sehen Sie hier einen Auszug aus der Verwalter-Checkliste des Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e. V. (DDIV), Stand Juli 2018.

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Ist die Verwaltung aufgrund der räumlichen Entfernung zum Objekt in der Lage, die Immobilie und dazugehörige Anlagen ordnungsgemäß zu verwalten?
Hat die Verwaltung Ihre Wohnanlage vor Vertragszeichnung und finaler Preisvereinbarung in Augenschein genommen?
Können Ihre Fragen sachgemäß, verständlich und zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet werden?
Hat die Verwaltung bereits nachweisbare Erfahrung mit der Verwaltung ähnlich großer Eigentümergemeinschaften und können entsprechende Referenzen vorgelegt werden?
Sind die Referenzobjekte in einem guten bzw. gepflegten Zustand (sofern eine Besichtigung möglich ist)?
Nimmt sich die Verwaltung ausreichend Zeit für die Erstbesichtigung und das Gespräch mit dem Beirat?
Hat die Verwaltung eine ordnungsgemäße Geschäftsadresse?
Teilt die Immobilienverwaltung, wie gesetzlich gefordert (§ 11 Nr. 3 MaBV), unverzüglich nach Anfrage die berufsspezifische Qualifikation des Gewerbetreibenden sowie der Objektbetreuer mit?
Werden regelmäßig vom Gewerbetreibenden sowie von den Objektbetreuern qualitativ hochwertige Fort- oder Weiterbildungsmaßnahmen mindestens im gesetzlich geforderten Umfang von 20 Stunden in drei Jahren (§34c Abs. 2a GewO) absolviert?
Zeigt die Immobilienverwaltung, wie gesetzlich gefordert (§ 11 Nr. 3 MaBV), unverzüglich nach Anfrage Zertifikate und Bescheinigungen über die in den vergangenen Jahren absolvierten Weiterbildungen vor?
Hat die Verwaltung ein internes Qualitätsmanagementsystem oder eine Zertifizierung?
Nimmt der Verwalter oder die Verwalterin die Aufgaben mit seinem Personal persönlich wahr?
Werden für Verwaltungsaufgaben Subunternehmer beschäftigt?
Hat die Verwaltung Rahmenverträge mit Energieversorgern oder Kooperationen mit Versicherungsunternehmen?

Kann der Verwalter die gesetzlich geforderte Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung im Umfang von 500.000 Euro pro Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Jahres vorweisen?
Kann der Verwalter eine Betriebs-Haftpflichtversicherung vorweisen?

Mit wem gehen Sie ein Vertragsverhältnis ein – ist die Firmierung auf dem Vertragsdokument korrekt?
Sind die Aufgaben der Verwaltung klar und übersichtlich geregelt?
Sind die Befugnisse der Verwaltung klar geregelt?
Ist die Verwaltervergütung als Bruttobetrag angeben?
Sind die Pflichten der Eigentümergemeinschaft klar geregelt?
Ist die Haftung klar geregelt?
Erfolgte eine Widerrufsbelehrung?
Wie ist die Laufzeit des Vertrages (max. 5 Jahre sind möglich, bei Erstbestellung von Neubauten max. 3 Jahre)? Sind feste Kündigungsfristen bei einer Laufzeit von weniger als 5 Jahren vereinbart?
Geht die Verwaltung auf vertragliche Sonderwünsche der Eigentümergemeinschaft bzw. des Eigentümers/der Eigentümerin ein?
Liegt Ihnen ein professioneller Vertrag vor?

Erscheint die Büroorganisation/der Bürobetrieb professionell?
Gibt es feste Ansprechpartner und Erreichbarkeiten?
Verfügt das Unternehmen über eine professionell gestaltete Webseite?
Gibt es auf der Webseite ggf. ein Kunden-Onlineportal, auf dem Dokumente und/oder Verträge oder weiterführende Informationen für Eigentümer/innen abrufbar sind?
Wie ist die Erreichbarkeit der Verwaltung geregelt?
Gibt es feste Bürozeiten bzw. Sprechstunden und eine Notfall-Telefonnummer?
Ergehen die Einladungen zu den Eigentümerversammlungen fristgerecht und kundenorientiert?
Sind die Unterlagen für Eigentümerversammlungen übersichtlich und nachvollziehbar aufbereitet?
Erfolgt der Versand der Protokolle von Eigentümerversammlungen innerhalb eines überschaubaren Zeitraums?
Wird eine Beschluss-Sammlung geführt und ist diese verständlich aufgeschlüsselt?
Werden über jeden Vorgang Belege geführt? Sind diese Vorgänge und Belege nachvollziehbar und transparent?
Werden verständliche und übersichtliche Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne mit allen steuerlichen Ausweisen erstellt?
Verwendet die Verwaltung eine aktuelle Verwaltungssoftware?
Werden bei größeren Maßnahmen, z. B. Sanierungen, mehrere Angebote eingeholt? Sind diese nachprüfbar und aufgeschlüsselt?
Ist die Vertretungsvollmacht geregelt? Verfügt im Krankheits- und Urlaubsfall eine andere Person im Unternehmen über die notwendigen Kompetenzen und Vollmachten, damit die Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft problemlos erfolgen kann?

Ist das Hausgeldkonto auf den Namen der Eigentümergemeinschaft angelegt?
Ist auch bei Rücklagekonten die Eigentümergemeinschaft bzw. der Eigentümer/die Eigentümerin der Kontoinhaber/die Kontoinhaberin?
Werden die Konten von Kreditinstituten geführt, die Erfahrung mit WEG-Konten haben?
Wie wird die Höhe einer Instandhaltungsrücklage nachvollziehbar festgelegt und aufgeschlüsselt?
Sind die Rücklagen mündelsicher (Anlageschutz) angelegt?
Ist die Verfügungsvollmacht für den Notfall geregelt? Kann im Krankheits- und Urlaubsfall ein weiterer Kompetenzträger Zahlungen veranlassen?

Verfügt die Verwaltung über nachweisbare Erfahrungen mit energetischen und/oder altersgerechten Sanierungsmaßnahmen?
Nimmt die Verwaltung regelmäßig Begehungen vor, um den Instandhaltungsbedarf zu ermitteln?
Bestehen Checklisten z. B. für regelmäßige Begehungen der Wohnanlage oder für Wartungen?
Sind die Objektbegehungsprotokolle nachvollziehbar geführt?
Verfügt der Verwalter über eigenes technisches Personal oder ein ausreichendes Netzwerk (z. B. zu Messdienstleistern, Handwerkern oder Energieberatern), um die Eigentümergemeinschaft umfassend zu allen technischen Fragen beraten zu können?
*Diese Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, aber je mehr Fragen Sie positiv beantworten können, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich für den richtigen Verwalter entschieden haben bzw. entscheiden werden.
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